1、场地费用：会议场地的租赁费用，包括会议室、宴会厅等。

2、策划与设计费用：包括会议主题设计、节目策划、流程安排等。

3、音响、灯光、投影等设备租赁费用。

4、餐饮费用：包括会议期间的茶歇、午餐、晚餐等。

5、交通费用：接送参会人员的费用。

6、娱乐活动费用：如有需要，如文艺表演、游戏等。

如果您需要策划包河区的年会会议，建议您与当地的会议策划公司或专业会议策划师联系，他们可以根据您的具体需求和预算，为您提供详细的策划方案和费用报价，您也可以通过多个渠道了解市场行情，比较不同公司的报价和服务质量，选择最适合您的合作伙伴。